Zbiory USC jako zasób archiwalny

Każdy, kto zajmuje się genealogią spotkał się z sytuacją braku dostępności do pewnych dokumentów. W tym przypadku mam na myśli dokumenty, które przechowywane są przez Urzędy Stanu Cywilnego i nie mogą być udostępnione dla ogółu, a jedynie dla osób z rodziny.

Najogólniej rzecz biorąc chodzi tu o akty urodzeń, małżeństw i zgonów, które ustawowo nie zostały jeszcze przekazane do archiwów. W przypadku aktów urodzeń powinno tak się stać po upływie 100 lat od wytworzenia dokumentu, a w przypadku aktów małżeństw i zgonów – po upływie 80 lat. A co, jeśli tak się nie stało? To znaczy, co jeśli po upływie tychże okresów, akty nie trafiły jeszcze do archiwum, a znajdują się nadal w USC? Wtedy, jeśli nie jesteśmy spokrewnieni z osobą, której akt chcemy pozyskać, możemy mieć pewien problem, który teoretycznie regulują odpowiednie ustawy. Ale – jak się często okazuje – tylko teoretycznie. Zaś sama ustawa jest różnie interpretowana przez kierowników Urzędów Stanu Cywilnego. I z taka sytuacja spotkała mnie w kwietniu tego roku. O tym jak udało mi się ją rozwiązać będzie dalsza część wpisu.

Znajoma poprosiła mnie o pozyskanie aktu małżeństwa z 1935 roku, który przechowywany jest w jednym z polskich USC. Po pierwszej rozmowie telefonicznej poinformowano mnie, że akt ten może uzyskać tylko ktoś z rodziny – za opłatą. Zaś ja mogę go pozyskać tylko i wyłącznie w przypadku posiadania odpowiedniego upoważnienia, co wiązało się z dodatkową opłatą kilkunastu złotych na rzecz urzędu. Trochę mi to wszystko nie pasowało, gdyż dokument z 1935 był już „starszy” niż wymagane ustawą 80 lat.  Dlatego też postanowiłem wczytać się we fragmenty dwóch ustaw:

  1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego,
  2. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Po wczytaniu się w odpowiednie fragmenty ustaw, zasięgnięciu opinii innych osób zajmujących się genealogią oraz rozmowy z kierowniczką USC w mojej rodzinnych stronach, zwróciłem się mailowo do USC, pisząc tak:

Z tej strony Robert Hellfeier. Przed godziną rozmawiałem z panią telefonicznie w sprawie pozyskania aktu zawarcia małżeństwa z 1935 roku, który znajduje się w USC… pod numerem …/1935. Trochę mnie zaskoczyła wiadomość, iż akt ten może pozyskać tylko ktoś z rodziny, albo ja – mając odpowiednie upoważnienie. Dlatego też chciałbym się dokładnej zorientować w sprawie.

Według ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. „Prawo o aktach stanu cywilnego”, artykuł 28, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: 100 lat – jeśli chodzi o akty urodzeń oraz okres 80 lat – jeśli chodzi o akty małżeństw i zgonów. W przypadku poszukiwanego aktu okres 80 lat już minął. Dlatego też, wedle mojej wiedzy, może on zostać udostępniony również osobom niespokrewnionych, na takich zasadach, na jakich udostępnia się tego typu dokumenty w archiwach państwowych.

Zaś jeśli tegeo typu akty nie zostały przekazane przez USC do właściwego archiwum po upływie 80 lub 100 lat – w zależności od rodzaju aktu, to chcąc takowy akt pozyskać, zastosowanie znajduje tu punkt 4 artykułu 28 ustawy „Prawo o aktach stanu cywilnego”, który brzmi: Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1, a przed przekazaniem aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego ich udostępnianie przez kierownika urzędu stanu cywilnego następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822). Zaś formy udostępniania materiałów archiwalnych reguluje artykuł 16 tejże ustawy.

Prosiłbym o odniesienie się do przytoczonych wyżej treści i podanie informacji, czy na takich zasadach można pozyskać kopię (w formie skanu) poszukiwanego aktu zawarcia małżeństwa numer… /1935 dotyczącego osób: … i jego żony …, którzy związek małżeński zawarli dnia …1935 roku.

Po kilku dniach otrzymałem mailową odpowiedź o treści: “Odpowiadając na Pana pismo z dnia 15 kwietnia 2021 r. Urząd Stanu Cywilnego w… przesyła skan aktu małżeństwa Nr …/1935, będący materiałem archiwalnym, przechowywanym w tut. USC“.

W taki sposób, jako osoba niespokrewniona, udało mi się pozyskać akt, o którym tu mowa.